Boardment är idag störst i Norden på styrelseutvärdering. Men som sagt, utvärderingen är bara verktyget och Fredrik Lundstedt betonar att syftet är att bidra till en effektiv utveckling av styrelsens arbete. Rätt hanterat kan det här öka hela företagets prestationsnivå – detta genom de förbättringsinsatser som en utvärdering alltid bör mynna ut i.

– Vi har funnits i tre år och under denna tid byggt upp en databas, där enkätsvar från cirka 90 styrelser och sammanlagt 900 ledamöter samlats, berättar Fredrik Lundstedt, partner i Boardment.

På så sätt kan en kund jämföra sitt resultat med andra styrelser via de index som Boardment räknat fram. Det ger både bredd och djup i den efterföljande analysen. Boardment gör utvärderingar i de flesta typer av företag - noterade och onoterade, privata och statliga för att ta några exempel. 

– Utvärderingar bör dock inte göras i styrelser som har färre än fem ledamöter. Av anonymitetsskäl blir det svårt att arbeta med så små grupper, säger Fredrik Lundstedt. Idealet är styrelser med 7 – 9 ledamöter och ett sådant projekt brukar pågå i 6 - 8 veckor. 

Många av projekten drivs under hösten så att resultatet kan göras tillgängligt för valberedningarna i god tid innan vårens årsstämmor. Här finns också möjligheten att resultaten också blir en del av företagets bolagsstyrningsrapport, som sammanställs kring årsskiftet. Detta förekommer knappast idag, men Fredrik Lundstedt betonar att utvärderingarna mycket väl skulle kunna få en bredare publik och stärka rapporteringen kring hur styrelsen arbetar. 

Många utvärderar

På senare år har intresset för utvärderingar ökat. 2007 gjorde Boardment och Stockholms Universitet en undersökning som visade att 98 % av de största företag utvärderar sitt styrelsearbete. Som skäl för detta pekade företagen på att arbetssätten i styrelsen utvecklas och förnyas, att samarbetet förbättras samt att effektiviteten blir bättre genom utvärderingar.

– Utvärderingar kan också hjälpa till att undvika kriser i bolagsstyrningen samtidigt som styrelsen skapar förtroende genom att visa att de vill förbättra sitt eget arbete, säger Fredrik Lundstedt.

I Fredriks arbete påbörjas en utvärdering med en enkät med cirka 80 frågor inom nio olika områden – bl a strategier och mål, rapportering och kontroll, arbetsformer mm. Varje område innehåller också öppna frågor där ledamöterna har chans att lägga till egna tankar och funderingar. Dessutom får de tycka till om styrelsens sammansättning och utvärdera sina egna insatser.

– Tidigt i processen gör vi även en separat djupintervju med vd eftersom denne inte brukar ingå i styrelsen, berättar Fredrik Lundstedt. Därefter sammanställs enkätsvaren och de tendenser vi kan se i materialet blir utgångspunkten för de personliga djupintervjuerna.

– Varje ledamot intervjuas av två konsulter, men vi försöker snarare se detta som kreativa samtal där vi pratar kring styrelsearbetet i ett utvecklingsperspektiv, fortsätter han. Allra sist – när vi har bilden relativt klar för oss - intervjuas ordföranden. Erfarenheten visar att det är mest givande att arbeta i denna ordning.

Slutresultatet är en rapport som först redovisas på tu man hand för ordföranden och sedan på ett styrelsemöte för övriga ledamöter. Det brukar handla om en rapport på ett femtiotal sidor – med grafer och diagram - där resultaten som sagt kan jämförs med andra företag i databasen.

Totalt sett då - vilka frågor brukar vara extra intressanta?

– Strategifrågorna brukar vara vägledande, avslöjar Fredrik Lundstedt. Ledamöterna får bl a svara på om de anser sig ha en god bild av ägarnas intentioner och förväntningar. Och om ägardirektiven ses som otydliga så brukar det ”sänka” värdena vad gäller strategier och mål. 

Slutrapporten utmynnar alltid i en sammanfattning från Boardment – en sammanfattning som ofta blir grundstenar i den handlingsplan styrelsen förhoppningsvis antar.

– Ett par månader efter avrapporteringen tar vi alltid kontakt med ordföranden får att höra vad som hänt. Vi hoppas ju att styrelsen då identifierat några förbättringsområden som man arbetar aktivt med, säger Fredrik Lundstedt. Min bild är att styrelserna generellt sätt är bra på att använda resultaten i sin egen utveckling.

Processen är ganska omfattande och resulterar allt som oftast i att någon form av förbättringsprogram. När en utvärdering är genomförd kan styrelsen således ha en del att arbeta igenom – när är man då mogen för en ny genomgång?

– Har man just genomfört både enkäter och intervjuer så räcker det sannolikt med en mindre enkätuppföljning nästkommande år. Och som jag ser det är inte utvärderingsverktygen det viktiga - det som har betydelse är istället att styrelsen tar upp de egna utvecklingsfrågorna på agendan med jämna mellanrum, understryker Fredrik Lundstedt