Enligt den svenska koden för bolagsstyrning ska svenska börsnoterade företag avge en bolagsstyrningsrapport. Den svenska koden kan anses vara stilbildare för vad som utgör praxis för andra företag, organisationer, myndigheter etc och denna fond-styrningsrapport har därför hämtat inspiration från bolagsstyr¬ningskoden samtidigt som den ska beakta Sjätte AP-fondens särdrag.
Sjätte AP-fonden är liksom de övriga AP-fonderna en statlig myndighet. Det är dock stor skillnad mellan AP-fonderna och andra statliga myndigheter. Den största skillnaden är att AP-fonderna intar en mycket självständig ställning i förhållande till regeringen eftersom verksamheten är reglerad i lag och att regeringen därför i motsvarande utsträckning saknar föreskriftsrätt över fonderna.
Styrelsens sammansättning
Styrelsen, som består av fem ledamöter, tillsätts av regeringen som också utser ordförande respektive vice ordförande. Rege-ringen tillämpar ettåriga mandatperioder för styrelseledamöterna vilket innebär att nuvarande förordnanden gäller tills dess att regeringen fastställt Sjätte AP-fondens balans- och resultaträkningar för 2010. Under året avgick Lars Lundqvist och som ny ledamot och vice styrelseordförande valdes Jan Kvarnström. Övriga ledamöter omvaldes.
Styrelsens arbete
Styrelsen har fullt ansvar för verksamheten och i de delar
styrelsens arbete inte regleras i Lagen (2000:193) om Sjätte AP-fonden regleras det i den arbetsordning som styrelsen fastställer årligen.
Under 2010 har styrelsen haft 6 ordinarie samt 17 extra styrelsemöten. Vid styrelsens sammanträden deltar förutom styrelsens ledamöter även Sjätte AP-fondens vd och berörda anställda som är experter eller föredragande i ärendet. Bland de viktigaste uppgifterna som styrelsen i Sjätte AP-fonden har är att fastställa verksamhetens avkastningsmål, besluta om allokering av kapitalet, tillsätta och utvärdera vd samt tillse att verksamheten har goda rutiner för intern kontroll och uppföljning. Därutöver utvärderar styrelsen årligen den löpande verksamheten med fokus på ett långsiktigt perspektiv.
Aktuella frågeställningar under 2010
Under året har Sjätte AP-fondens strategi diskuterats. Diskussionerna tar sin utgångspunkt i den under 2009 påbörjade analysen avseende avkastningen från investeringar i företag i tidiga faser. Bakgrunden är att investeringar inom detta segment dels inte har uppnått förväntad avkastning historiskt sett, dels kräver betydligt längre investeringshorisont jämfört med mer mogna tillväxtföretag. Det blir då ett problem vid utvärderingen av företag i tidiga faser då värdeskapandet inte löpande kan återspeglas i värderingen och då heller inte synliggöras i resultatet. Mot bakgrund av Sjätte AP-fondens uppdrag avseende avkastningsmålet bedömer styrelsen att det bör övervägas huruvida Sjätte AP-fonden långsiktigt kan investera inom detta segment. Styrelsen beslöt därför under 2009 att fokusera på att synliggöra värden i befintlig portfölj för att gradvis inom en femårsperiod möjliggöra en utvärdering av det fortsatta engagemanget inom segmentet. I sammanhanget kan också konstateras att en icke oväsentlig del av Sjätte AP-fondens portfölj av företag och fonder inom segmentet är relativt unga varför det är svårt att nu dra några fasta slutsatser om avkastningen i ett längre perspektiv.
Ny verkställande direktör
I början av hösten avgick Sjätte AP-fondens vd Erling Gustafsson och som tillförordnad vd utsågs Adam F Laurén. Under våren 2011 tillträder Marianne Dicander Alexandersson som ny vd.
Arvoden, löner och incitamentsprogram
Arvoden och andra ersättningar till styrelseledamöterna beslutas av regeringen. Ersättningen uppgår per år till 100 000 kronor för ordföranden, 75 000 kronor för vice ordföranden och 50 000 kronor för övriga ledamöter.
Styrelsen beslutar om ersättning till vd och löneutrymmet för den övriga personalen. Därutöver beslutar också styrelsen om eventuella incitamentsprogram. Det prestationsbaserade programmet, som maximalt kan uppgå till två månadslöner för den anställde, är relaterat till hela resultatet i förhållande till uppsatta avkastningsmål. Sjätte AP-fondens resultat för 2010 överstiger det av styrelsen uppsatta avkastningsmålet och ersättning från incitamentsprogram kommer därför att utbetalas under 2011.
Under 2009 gav regeringen ut nya riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i AP-fonderna. Riktlinjerna omfattar bland annat borttagande av rörliga ersättningar, begränsningar i pensionsförmåner samt reglering av pensionsålder.
Sjätte AP-fondens styrelse beslöt under 2009 att, i enlighet med regeringens utgivna riktlinjer, successivt under 2009 och 2010 implementera nya regler för ersättningar och förmåner samt omförhandla ingångna anställningsavtal. Någon rörlig ersättning till vd och övriga ledande befattningshavare utgick inte för 2009 och kommer heller inte att utgå för 2010. Läs mer under not 8.
Intern kontroll
Styrelsen är ytterst ansvarig för Sjätte AP-fondens interna kontroll. Intern kontroll är samlingsbegreppet på de interna aktiviteter och internrevisioner som genomförs i verksamheten för att kontrollera att verksamheten bedrivs enligt de lagar, regler, policys och instruktioner som omger och är definierade för verksamheten i Sjätte AP-fonden. Fondens arbete med intern kontroll följer huvudsakligen de aktiviteter som är definierade enligt COSO, det internationellt mest etablerade ramverket för att beskriva ett bolags interna kontroll. (Läs mer om COSO under Definitioner.)
Sjätte AP-fonden har valt att inrätta en funktion som ansvarar för samordningen av arbetet med intern kontroll. Funktionen är organisatoriskt fristående från de funktioner som tar aktiva affärsbeslut. Inom funktionen ligger bland annat att ansvara för information och utbildning avseende policys, ins-truktioner, externa regler etc, samordna genomförandet av identifiering och kartläggning av risker i verksamheten samt planering av internrevision tillsammans med extern part. Styrelsen har beslutat att inte införa en internrevisionsfunktion för att genomföra revision av befintliga internkontroller utan vid behov istället anlita utomstående revisorer för detta arbete.
Den interna kontrollens effektivitet är beroende av att det finns en transparent och öppen riskrapportering men också att det finns väl etablerade värdegrunder implementerade i verksamheten och närstående nätverk.
Avrapportering till styrelsen av arbetet med den interna kontrollen sker en gång per år. Därutöver sker en avvikelserapportering vid varje ordinarie styrelsemöte, en så kallad incidentrapportering. Till Sjätte AP-fondens ledning sker dagligen avrapportering genom en dagsrapport som bland annat visar resultatutveckling, kapitalallokering och uppföljning mot
placeringsriktlinjer.
Revision
Revisorerna i Sjätte AP-fonden utses av regeringen. Till revisorer är Björn Grundvall, Ernst & Young och Anna Peyron, Ernst & Young valda och förordnandet löper på ett år.
I revisorernas uppdrag ingår granskning av den löpande verksamheten, förvaltningen, årsbokslutet samt årsredovisningen. Revisorerna uttalar sig om räkenskapshandlingarna och förvaltningen på grundval av revisionen. I uppdraget ingår också att granska att Sjätte AP-fonden följer vedertagna redovisnings- och värderingsprinciper samt att upprättade räkenskapshandlingar ger en rättvisande bild av verksamheten. En revision har också genomförts av Sjätte AP-fondens IT-miljö med fokus på de processer som är hänförliga till både hela IT-strukturen men också till affärssystemet. Under året har också, på Sjätte AP-fondens uppdrag, genomförts en genomgång av regelverk avseende närstående- och jävsfrågor samt uppföljning och styrning av portföljbolag.
Revisorerna avger en revisionsberättelse över sin granskning och rapporterar direkt till styrelsen muntligt minst en gång per år samt avger skriftlig rapport avseende förvaltnings- och bokslutsrevisionen. Därtill rapporterar revisorerna muntligt till Finansdepartementet en gång per år.
Styrelsens egen utvärdering
Enligt Lagen (2000:193) om Sjätte AP-fonden ska styrelsen för Sjätte AP-fonden genomföra en egen årlig utvärdering av styrelsens förvaltning av fondmedlen, det vill säga en resultatuppföljning. Utvärderingen ska lämnas till regeringen i samband med att årsredovisning och revisionsberättelse överlämnas. Utvärderingen sammanställs i en separat rapport som återfinns på Sjätte AP-fondens hemsida.
Regeringens utvärdering
Utöver styrelsens egen utvärdering genomför Finansdepartementet, på uppdrag av regeringen, en årlig utvärdering av Sjätte AP-fondens verksamhet. Denna utvärdering görs för samtliga AP-fonder och med hjälp av externa konsulter. Ut¬värderingen presenteras i en skrivelse till Sveriges riksdag som offentliggörs i samband med att regeringen fastställer AP-fondernas resultat- och balansräkningar för 2010.